De partijen
De partijen kunnen voor zichzelf spreken maar ze kunnen ook een groep, een bedrijf(sonderdeel) of een instantie (zoals (semi)overheid) vertegenwoordigen. In een arbeidsconflict bijvoorbeeld zal de medewerker zichzelf vertegenwoordigen terwijl de werkgever wordt vertegenwoordigd door bijvoorbeeld de directeur of het hoofd van de HRM- of juridische afdeling.
Vanzelfsprekend is het van belang dat een vertegenwoordiger voldoende bevoegdheden heeft in relatie tot het conflict te hebben.
De adviseur
Een partij kan behoefte hebben om een adviseur in te schakelen. Hierbij valt te denken aan een vertrouwenspersoon, een financieel adviseur, een jurist of een notaris, maar ook een directe collega of een familielid kan goede diensten bewijzen. Deze adviseur kan op de achtergrond blijven maar kan ook aan de sessies deelnemen. Waar het om gaat is dat het proces snel en evenwichtig verloopt. Dat is in het belang van alle partijen. Soms ook zal de mediator adviseren om een raadsman of -vrouw te betrekken.
Een adviseur kan alleen aan de sessies deelnemen als de partijen én de mediator accoord zijn. De adviseur tekent bij op de mediation-overeenkomst.
De mediator
In de voorbereiding van de mediation kan worden besloten om de sessies door twee mediators te laten leiden. Soms zijn geschillen zeer breed of wordt er met meerdere persoonlijke adviseurs gewerkt. De mediators zullen onderling hun rol afstemmen maar ze blijven naar de partijen als één persoon optreden.
Het komt ook voor dat conflicten te omvangrijk zijn om snel genoeg in één mediation-traject tot een oplossing te komen. In dat geval zullen deel-mediations worden ingericht die ieder op zich weer de regels van een normale mediation volgen. Ieder mediation-traject heeft zijn eigen mediator, eventueel bijgestaan door een co-mediator.
In een enkele traject zal een leerling-mediator de sessies bijwonen. Ook deze tekent de overeenkomst maar neemt niet deel aan het proces.
De onafhankelijke deskundige
De partijen kunnen kiezen om een deskundige in de sessies te laten deelnemen. Dit is vooral een optie bij wat langere trajecten als het proces zover is dat er overeenstemming op hoofdpunten is bereikt maar de inbreng van een onafhankelijke derde het proces kan bespoedigen.
De sessies
Een mediation-traject duurt meestal twee tot vijf sessies, maar er zijn ook langere en zelfs kortere trajecten. De sessies volgen elkaar op met tussenpozen van één of twee weken. De vervolgafspraken worden per keer gemaakt totdat de eindovereenkomst is opgesteld. Een volgende sessie kan niet geannuleerd worden.
De locatie
De sessies worden gehouden in een vergaderruimte buiten de (werk)omgeving van beide partijen. De plaats en ruimte worden afgestemd op de deelnemers en wordt door de mediator geregeld.
Adviezen
Probeer het aantal partijen en het aantal deelnemers per partij te beperken.
Zorg dat de persoon die in de mediation een partij vertegenwoordigt voldoende zeggenschap heeft.
Het betrekken van een adviseur is niet zonder risico. Afhankelijk van het besprokene in de sessies kan de adviseur met informatie worden geconfronteerd waardoor u als partij schade kan leiden. Hieronder vallen ook emotionele schade en het verbreken van de relatie. Ook in zakelijke geschillen kan dit spelen.
Terug